【ビジネスメールの書き方】Viết mail tiếng Nhật: Mail xin báo giá chưa trả lời, gửi mail thúc giục lại.

Trong bài viết trước, tiengnhatkythuat.com đã chia sẻ đến các bạn Cách viết mail xin báo giá bằng tiếng Nhật 

Như đã hướng dẫn, trong mail xin báo giá thường đề cập đến ngày mong muốn câu trả lời từ nơi xin báo giá, thông thường, các công ty sẽ cố gắng trả lời các bạn trước, hoặc đúng thời gian các bạn mong muốn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, do số lượng mail quá nhiều, hoặc do họ chưa xác định được các thông tin cần thiết để hồi đáp các bạn. 

Một số thông tin họ cần thời gian xác nhận, dẫn dẫn đến việc trả lời muộn thường là do:

1. Do sản phẩm yêu cầu báo giá không có trong kho (hết hàng, tiếng Nhật có từ 在庫欠品、欠品), nên họ cần xác nhận với nhà sản xuất về thời gian giao hàng 納品. 

Trong thuật ngữ Kinh doanh, có 2 khái niệm là Nhà sản xuất メーカ và Nhà cung cấp hay Đơn vị bán hàng  仕入先.

Nhà sản xuất メーカ: Là các công ty sản xuất, chế tạo sản phẩm. Ví dụ trong ngành Thiết vị Cơ khí, chế tạo, Tự độ hóa... thì một số nhà sản xuất nổi tiếng như Misumi, Omron, Mitsubishi, CKD, Takigen, SUS...

Nhà cung cấp hay Đơn vị bán hàng  仕入先: là Các công ty đứng ra làm đơn vị phân phối sản phẩm. Họ sẽ nhập hàng từ các Nhà sản xuất bán sản phẩm ăn phần trăm. Trong một số trường hợp, các Nhà sản xuất sẽ trực tiếp đứng ra phân phối sản phẩm luôn (tất nhiên họ vẫn cần rất nhiều nhà phân phối hợp tác). 

(Xem thêm: 見積用語】Cost Estimation Terms: Từ vựng tiếng Nhật chuyên ngành Dự toán - Công nghiệp chế tạo)

2. Đối với Báo giá sản xuất, chế tạo sản phẩm (có bản vẽ, tài liệu chỉ định đính kèm khi gửi mail báo giá), trường hợp này được gọi là 部品加工の見積り、製品制作の見積り依頼... Các công ty trong trường hợp này thường được gọi là các đơn vị sản xuất, gia công (thường được gọi là 加工屋（さん） hay 加工協力屋（さん）), Trong một số trường hợp, họ không có khả năng xử lý toàn bộ việc gia công theo bản vẽ, họ sẽ làm các phần có thể, sau đó thuê lại một đơn vị khác để gia công tiếp (trường hợp này được gọi là 外注). Ví dụ như với một sản phẩm kim loại, để sản xuất hoàn thiện, cần thực hiện phay, tiện, sau đó hàn ghép nối, một số đơn vị gia công phay, tiện, cắt gọt kim loại nếu không có bộ phần hàn xì sẽ phải thuê ngoài. 

Do việc thuê lại này cần phản hồi từ đối tác của họ, nên họ sẽ chờ để trả lời các bạn. 

Trong trường hợp sau hạn mong muốn (trong mail đã gửi) mà các bạn vẫn không nhận được phản hồi, các bạn sẽ cần gửi mail thúc giục, hay mail xác nhận nguyên nhân họ trả lời muộn để báo lại với cấp trên. Hoặc các bạn có thể gọi điện liên hệ (mẫu trao đổi có thể tương tự phần gửi mail). 

Phần tiêu đề mail. 

Các bạn cần sử dụng tính năng 返事、hoặc 転送 của mail để gửi mail. Không nên tạo mail mới. Vì khi sử dụng các tính năng  返事、hoặc 転送 (chuyển tiếp giữ nguyên các file đính kèm nếu có), phần nội dung mail trước đó sẽ được kèm theo, họ sẽ đọc được nội dung trước đó. 

Khi sử dụng các tính năng đó thì tiêu đề mail có thể để nguyên kiểu 【Re:～】　hay 【Fwd～】

Phần Nội dung mail, các bạn có thể sử dụng mẫu sau:

株式会社◯◯

●●部●●様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

今週●●曜日（5/15) に商品「■■」のお見積りをお願いしておりました件ですが、

ご確認いただいておりますでしょうか。

まだご返送いただいておりませんので、念のため再送いたします。

ご多忙のところ誠にお手数ですが、ご検討をお願いできますと幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。

Xem thêm bài viết: Cách viết mail xin báo giá bằng tiếng Nhật