Tại Nhật Bản, với ứng viên tham gia vòng phỏng vấn cuối cùng, nếu được phía công ty đánh giá cao và có mong muốn tuyển dụng (hay còn gọi là trúng tuyển phỏng vấn) thì phía công ty sẽ gửi cho các bạn một Thông báo trúng tuyển (tiếng Nhật gọi là 内定通知書 hay 承諾書, Naitei Tsuchisho/ Naitei Shoudakusho hay gọi tắt là Naitei).
Vậy, Naitei là gì?
Như đã giả thích ở trên, hiểu một cách đơn giản, Naitei là một Thông báo trúng tuyển được công ty gửi đến ứng viên vượt qua vòng phỏng vấn (hoặc tuyển dụng) cuối cùng để thông báo rằng bạn đã được nhận vào làm tại công ty. Thông báo này thường sẽ được gửi sau vòng phỏng vấn cuối cùng 1-2 tuần, có thể bằng hình thức gọi điện trực tiếp hoặc qua email.
Không có một quy định cụ thể nào với các nội dung được ghi trong Naitei Tsuchisho, nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các thông tin sau:
① 日付：Ngày tháng Naitei được soạn thảo.
② 企業名と代表取締役の氏名: Tên công ty và tên người đại diện công ty
③ 応募に対するお礼: Lời cảm ơn đến ứng viên
④ 採用内定の通知: Thông báo quyết định tuyển dụng
⑤ 入社年月日: Ngày gia nhập công ty
⑥ 同封する書類の案内: Hướng dẫn (giải thích) về các tài liệu được gửi kèm Thông báo tuyển dụng. Thông thường, các tài liệu sẽ được gửi kèm gồm:
内定（入社）承諾書: Giấy thông báo truyển tuyển (Naitei)
誓約書: Bản Hợp đồng (Giao kèo)
身元保証書: Giấy cam kết đảm bảo danh tính
労働通知書: Giấy thông báo điều khoản lao động, gồm các thông tin cơ bản về điều kiện lao động.
返信用封筒: Phong bì thư trả lời, nếu các bạn đồng ý thì ký tên vào các hồ sơ yêu cầu ký tên và gửi lại cho công ty trong thời hạn được nêu.
⑦ 入社までに提出が必要な書類の案内: Hướng dẫn các tài liệu ứng viên cần chuẩn bị trước khi gia nhập công ty
⑧ 内定取り消し事由: Lý do hủy Naitei. Tức những lý do công ty có quyền hủy Naitei đã gửi cho ứng viên.
⑨ 担当者の連絡先: Thông tin người phụ trách
Những lưu ý sau khi nhận Naitei
Sau khi nhận được lời mời làm việc (Naitei) từ công ty mà bạn đã ứng tuyển, việc đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra lại các thông tin liên quan đến Điều khoản lao động và Hợp đồng lao động bao gồm các thông tin quan trọng như: nội dung công việc, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, mức lương, số ngày nghỉ trong tuần/ tháng/ năm, mức lương làm tăng ca...
Chỉ khi các bạn hiểu và chấp nhận các điều khoản thì mới ký tên và gửi lại. Các bạn cần photo, scan hay chụp ảnh lại các văn bản đã ký để sau này có thể sẽ cần dùng đến.
Nếu các điều khoản có thay đổi, khác với thông tin được thảo luận trước đó,các bạn có thể liên hệ lại với công ty thông qua người phụ trách.
Trong trường hợp nếu công ty mà bạn ứng tuyển không gửi kèm bản hợp đồng lao động và điều khoản lao động kèm với Naitei, bạn hãy đề nghị họ gửi cho mình những giấy tờ cần thiết này để đảm bảo được mình hiểu rõ những yêu cầu và quyền lợi của bản thân trước khi đưa ra quyết định có vào làm hay không.
Cách viết email nếu đồng ý nhận Naitei 内定を承諾する場合
Trong trường hợp các thông tin về công việc, mức lương đã được gửi đầy đủ cho bạn thì các bạn cần kiểm tra, suy nghĩ và trả lời lại công ty càng nhanh càng tốt. Thông thường là trong vòng 24h, kể cả trường hợp các bạn Chấp nhận hay Từ chối, hoặc Cần thêm thời gian suy nghĩ.
Trong trường hợp bạn đồng ý gia nhập công ty. Các bạn có thể sử dụng mẫu mail sau đây:
Tiêu đề mail 件名
Nếu thông báo được gửi bằng thư điện tử (mail), các bạn cần sử dụng tính năng "Reply All", tức trả lời thư cho tất cả những người đính kèm
Khi đó, tiêu đề mai sẽ có dạng：【Re:●●●】
Phần Nội dung mail 本文:
〇〇株式会社
人事部人事課
〇〇様
(Thông tin người nhận đúng như tên người đã gửi mail cho bạn trước đó)
いつもお世話になっております。
本日貴社より内定通知書のご連絡をいただきましたNGUYEN VAN Aと申します。
この度は内定のご連絡を頂き誠にありがとうございます。
ぜひ、貴社にて働かせて頂きたく思います。
貴社で働くことが出来ますこと、心から嬉しく思っております。
入社までの期間、様々な経験を通じて成長し、
1日でも早く戦力として貴社に貢献できるように精進致します。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、宜しくお願い致します。
まずは取り急ぎ、御礼を申し上げます。
―――――――――――――――
NGUYEN VAN A （グエン ヴァン アー）
新潟県上○○市○○町○○号
携帯電話：080-○○○○-○○○○
メール：nguyenvana@○○○○○○.jp.com
――――――――――――――
Cách viết email khi đề nghị gửi thêm các tài liệu về Hợp đồng lao động, điều kiện lao động...確認事項がある場合
Trong trường hợp các thông tin về công việc mức lương... chưa đầy đủ hoặc không được gửi kèm Naitei, các bạn có thể sử dụng mẫu sau để đề nghị công ty gửi thêm cho bạn.
Tiêu đề mail 件名 : như trên
Phần Nội dung mail 本文
いつもお世話になっております。本日貴社より内定通知書のご連絡をいただきましたNGUYEN VAN Aと申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
入社を前向きに考えております。
正式な返答の前に入社後の業務内容を確認したいため、労働条件を書面でいただきたく思います。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、ご返信いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
NGUYEN VAN A （グエン ヴァン アー）
新潟県上○○市○○町○○号
携帯電話：080-○○○○-○○○○
メール：nguyenvana@○○○○○○.jp.com
――――――――――――――
Cách viết email khi muốn suy nghĩ thêm 内定を保留にする場合
Trong trường hợp các bạn phỏng vấn nhiều công ty, có những công ty bạn mong muốn làm việc nhưng chưa có hồi đáp sau phỏng vấn và các bạn muốn đợi kết quả thì các bạn có thể trì hoãn việc trả lời Naitei đã nhận được. Trong trường hợp này các bạn có thể sử dụng mẫu mail sau đây:
Phần Nội dung mail 本文
いつもお世話になっております。本日貴社より内定通知書のご連絡をいただきましたNGUYEN VAN Aと申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
現在ほかにも選考中の企業が複数あり、すべての結果を聞いたうえで決めたいと考えているため、すぐにお返事をするのが難しい状況です。
◯月◯日までには、お返事ができるかと思いますが、
それまでお待ちいただくことはできますでしょうか。
こちらの事情で誠に恐縮ではありますが、何卒ご検討いただきたく存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
―――――――――――――――
NGUYEN VAN A （グエン ヴァン アー）
新潟県上○○市○○町○○号
携帯電話：080-○○○○-○○○○
メール：nguyenvana@○○○○○○.jp.com
――――――――――――――
Lưu ý: Bạn chỉ nên xin giữ naitei lâu nhất là 2 tuần từ khi viết mail liên hệ lại
Cách viết email khi từ chối nhận Naitei
Nếu bạn cảm thấy công việc đó không phù hợp hoặc đã nhận được lời mời làm việc từ một công ty khác phù hợp hơn, thì thay vì giữ im lặng hoặc lờ đi, bạn vẫn cần phải liên hệ lại với công ty đã gửi thư mời làm việc để thông báo cho họ về quyết định của bạn. Dưới đây là mẫu email tham khảo nếu bạn quyết định từ chối nhận Naitei.
Trong trường hợp từ chối nhận naitei, bạn có phải đền bù không? Câu trả lời là không. Hãy yên tâm, bạn sẽ không phải chịu bất cứ trách nhiệm đền bù nào hay gặp rắc rối về mặt pháp lý nào đâu!
Tiêu đề mail 件名 : như trên
Phần Nội dung mail 本文
いつもお世話になっております。本日貴社より内定通知書のご連絡をいただきましたNGUYEN VAN Aと申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご連絡をいただきましたところ、大変申し訳ありませんが、
貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
選考の過程で貴社の皆様にお会いした際には、丁寧に接していただき、
社風にも魅力を感じておりましたが、自分のやりたい仕事や適性などを考えた結果、このような結論に至りました。
選考では貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、このような結果となりましたこと、誠に申し訳ございません。
また、メールでのお詫びとなりますことご了承いただきたくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
NGUYEN VAN A （グエン ヴァン アー）
新潟県上○○市○○町○○号
携帯電話：080-○○○○-○○○○
メール：nguyenvana@○○○○○○.jp.com
――――――――――――――
Trên đây là các mẫu thư các bạn có thê sử dụng khi nhận được Naitei. Chúc các bạn sớm nhận được Naitei từ công ty mong muốn làm việc.
Các bạn có thể xem thêm các bài viết liên quan đến 【ビジネスメールの書き方】Cách viết mail bằng tiếng Nhật tại đây
0 件のコメント:
コメントを投稿