Hôm
nay, Tiếng Nhật Kỹ thuật|技術科学日本語 sẽ gửi đến các bạn nội
dung đầu tiên trong series bài viết 【ビジネスマナー】Cách ứng xử trong công việc
(môi trường Nhật Bản)
với nội dung 【ビジネスメール】Cách viết mail công việc
Quy
tắc 1: 用件がわかるタイトルにする。Tiêu đề mail phải khái quát được nội dung bên trong
メールの中身を見ないでもどんな用件のメールがわかるようにキーワードを含めるようにしましょう。後日、探すときにも探しやすくなります。
Hãy
tạo
tiêu đề mail chứa các từ khóa sao cho dù không đọc nội dung chi tiết của mail nhưng người nhận vẫn có thể hiểu được nội dung công việc muốn truyền đạt. Đồng thời, sau này khi muốn tìm lại mail, có thể dễ dàng tìm lại.
Tránh
viết các tiêu đề có nội dung rất chung chung như:
「お願い」 「お世話になっております」 「先日の件について」
Quy
tắc 2: 本文の構成は、結論から先に!Cấu trúc phần thân mail nên được bắt đầu bằng/ hoặc triển khai từ kết luận.
まず最初に宛先(顧客会社名、名前)を記載します。
万が一、送り先を間違えてしまった時、すぐに相手に間違いメールである事が分かります。
Đầu
tiên, cần đề cập/ nhắc đến thông tin người nhận (tên công ty khác hàng, tên người
nhận), nếu chẳng may lỡ nhầm thì khi đó người nhận được mail sẽ hiểu đó là mail
gửi nhầm địa chỉ.
続いて差出人名を記載し、簡単な挨拶を入れます。
Tiếp theo, đề cập đến người gửi, hãy viết lời chào đơn giản ngắn gọn.
伝えたい内容は結論を先に持ってくるようにし、文章は短くまとめ、箇条書きにするのが望ましいです。最後まで読まないと内容が理解できないメールはNG。 また逆に、説明や背景が無い結論だけのメールもNG。
Nội dung muốn truyền đạt cần được triển khai sao cho ngay từ đầu đã bao gồm/ đề cập đến kết luận hoặc mục đích của mail., câu văn được tổng hợp ngắn gọn và tốt nhất là phân chia từng mục rõ ràng..
Một mail mà nếu không
đọc hết toàn bộ mail thì không sẽ không thể hiếu nội dung muốn truyền đạt thì
cũng bị coi là NG (NG – NOT GOOD).
Hoặc ngược lại, mail mà chỉ có kết luận mà không hề có phần giải thích
hay phần trình bày cũng là NG.
Quy tắc 3: 1行の文字数は全角で30~35文字程度。Số lượng ký tự dạng zenkaku (toàn chiều rộng) trên 1 hàng nên ở mức 30-35 ký tự
横スクロールしないと読めないといったことを避ける為です。
また、長文の場合はあらかじめ長文であることの断りを文頭にいれましょう。
Cần tránh việc nếu không sử dụng thanh cuộn ngang thì không thể đọc được hết đoạn mail trên 1 hàng
Ngoài ra, trường hợp cầu văn dài, hãy thêm
một phần thông báo trước câu/ đoạn văn dài đó để báo trước cho đối phương biết
(tránh trường hợp làm đối phương khó chịu khi đang đọc dở)
Quy
tắc 4: 署名を入れる。Cần
chèn chữ ký
基本、自分が何者であるかを相手に伝えるため入れてください。
会社名、名前、連絡先(メールアドレス、代表電話)など署名のテンプレートを作成しておくのも良いです。
Về
cơ bản, hãy chèn kèm theo chữ ký của mình để thông báo đến đối phương biết
chúng ta (người gửi mail) là ai.
Tốt nhất nên tạo trước các template chữ
ký bao gồm tên công ty, tên (người gửi), địa chỉ liên hệ (địa chỉ mail, số điện
thoại đại diện) vv
Tất cả thông tin cần chính xác, không viết
tắt tên công ty hay địa chỉ.
Đặc biệt, hiện nay, các nhiều công ty
Nhật Bản thường ưu tiên sử dụng Outlook (của Microsoft) thay thế Gmail (của Google).
Trong trường hợp đó, cần tuân thủ một số quy tắc quan trọng sau:
Quy
tắc 5: htmlメールや装飾を加えたメールは出さない。 Không
nên gửi các loại mail định dạng html hoặc các loại mail có gắn các biểu tượng
trang trí hoa mỹ.
ビジネスにおいては、html形式のメールは使わないのが基本。
Trong công việc, các mail định dạng
htlm về cơ bản là không được sử dụng.
【理由】Lý
do:
送信相手がHTMLメールに対応していないメールソフトの場合、装飾された文字や画像を埋め込まれても見れません。 また、文字化けしてしまうので相手を不快にさせてしまう恐れがあります。
Trong
trường hợp phần mềm mail
của đối phương không hỗ trợ dạng mail HTML, các ký tự gắn kèm phần trang trí hoặc
hình ảnh có thể biến mất/ bị ẩn đi. Ngoài
ra, việc các ký tự bị ẩn, che đi sẽ khiến đối phương khó chịu, bất an và lo sợ
rủi ro tương tự cách mail Spam
「テキストファイル形式」よりも容易にウイルスを埋め込むことが出来ます。
Các định dạng file
text cũng rất dễ ẩn chứa virut bên trong.
自分のメールソフトの初期設定がhtmlメールになっている場合もありますので、確認をしましょう。
[確認方法] Outlookのオプション → メール
Trong quá trình cài đặt ban đầu/ khởi tạo
phần mềm mail, có thể có trường hợp xuất hiện kiểu mail html cho nên hãy kiểm
tra kỹ. Phương pháp kiểm tra: Lựa chọn Outlook làm ứng dụng Mail.
Quy tắc 6: 添付ファイルについて。Về file đính kèm mail
大きなファイルを添付すると、ネットワーク、サーバ、受信相手に対して多大な迷惑をかけることになります。(基本的に最大サイズは、3M程度です。)
それを超えるような場合は分割、もしくは圧縮しましょう。
Khi đính kèm file dung lượng lớn, sẽ ảnh
hưởng đến hệ thống mạng, server, hay có thể gây rắc rối cho đối phương nhận mail.
Về cơ bản, dung lượng file tối đa khoảng 3MB.
Trường hợp vượt quá dung lượng cần chia
tách file hoặc nén file.
機密情報が含まれる資料を添付する場合は、パスワードを設定し、万が一の誤送信でも容易にOPENできないようにしましょう。
Trường hợp đính
kèm tài liệu chưa thông tin cần bảo mật, cần đặt mật khẩu phòng trường hợp lỡ
chẳng may gửi nhầm thì đối phương cũng không thể (hoặc rất khó có thể) mởi.
Quy
tắc 7: 半角カタカナは使わない・環境依存文字は使わない。 Không sử dụng các định dạng ký tự trong môi trường phụ thuộc và các ký tự katakana nửa chiều rộng
(katakana nửa chiều rộng (hankaku và zenkaku
xem bài viết dưới đây)
半角カタカナや、丸付き数字、ローマ数字、括弧付き省略文字、単位記号などの環境依存文字(特定のPCや機種、OSなどに依存する文字)は使用しないのが鉄則。
相手のメールソフトでは文字化けを起こして読めない可能性があります。
Không
được sử dụng các dạng ký tự thuộc các môi trường phụ thuộc như ký tự katakana nửa
chiều rộng, ký tự chữ số có đường bao trong bên ngoài, chữ số la mã, các ký tự
viết tắt kèm theo dấu ngoặc, ký tự kiểu đơn vị… (là các loại ký tự đặc biệt chỉ
tương thích với các máy tính, loại phiên bản hay các hệ điều hành đặc biệt).
Có
thể đối phương không đọc được nếu ứng dụng mail của họ không tương thích và các
ký tự định dạng đặc biệt bị biến đổi.
・機種依存文字について。Về các ký tự phụ thuộc (chỉ tương thích)
với một số loại máy khác nhau
よく使ってしまいがちな文字を下記に記載します。下記の文字はwindowsの環境依存文字です。
よく有りがちなのは、○数字(①)、㈱、㈲などです。
この他にも常用外の漢字などは環境依存文字である可能性があります。
Dưới
đây là những ký tự đặc biệt thường được sử dụng. Đây là các ký tự thường phụ
thuộc môi trường hệ điều hành nhất định.
Một
số ký tự phổ biến nhất là ký tự số trong vòng tròn như (①), ký tự viết tắt của loại hình
công ty tiếng Nhật như ㈱、㈲…
Ngoài
ra, còn một số Kanji không được sử dụng thường xuyên có thể cũng là các ký tự
phụ thuộc vào từng môi trường hệ điều hành.
Quy tắc 8: 見られて困る内容はメールで送らない 。Không sử dụng mail để trao đổi các thông tin trong trường hợp đó là các thông tin không thể tiết lộ.
暗号化装置を使っている場合を除いて、電子メールの秘密を守ることはできません。第三者に見られてはいけないような内容をやり取りする場合に電子メールを使うのはNG。
基本、認識してください。
Trừ
trường hợp email của bạn đã được mã hóa đặc biệt, nếu không thông tin trao đổi
thông tin qua mail điện tử là không thể giữ được bí mật.
Các
thông tin mà không được phép tiết lộ cho bên thứ 3 mà trao đổi thông qua mail điện
tử là không được phép.
Về
cơ bản, hãy luôn xác nhận với người phụ trách của mình.
Quy tắc 9. 言葉遣い・敬語には細心の注意を払うことが重要です。Luôn cẩn trọng với cách diễn đạt ngôn từ và sử dụng kính ngữ một cách chính xác.
Một
điều vô cùng quan trọng trong sử dụng tiếng Nhật đó là kính ngữ.
Bạn
có thể sai nếu sử dụng với đồng nghiệp và sửa sai một vài lần. Nhưng nếu bạn sử
dụng sai kinh ngữ với khách hang của bạn đó là một điều hết sức tệ hại và bạn có
thể bị đánh đổi cả vị trí hay công việc của các bạn. Chính vì vậy, hãy thật cẩn
thận với việc sử dụng kính ngữ nhé.
Kính
ngữ tiếng Nhật là cả một chủ đề rộng, để hiểu và sử dụng nó, cần nghiên cứu kỹ,
trong bài viết này tiengnhatkythuat.com không đi vào chi tiết.
Các
bạn hãy xem bài viết chủ đề kính ngữ sau đây để hiểu hơn về kính ngữ nhé.
Quy tắc 10: メール送信前チェック。Kiểm tra, rà soát mail trước khi gửi.
Khi
soạn xong mail, ngay trước khi gửi mail, hãy chắc chắn kiểm tra các thông tin dưới
đây:
・送信先のアドレスが間違っていないか。
Địa chỉ người nhật có sai sót không?
・文章の主旨がはっきりしていて、簡潔に書かれているか。
Nội
dung chính của đoạn văn có rõ rang hay không, có dễ hiểu không?
・誤字や脱字がないか。
Có lỗi chữ hay bỏ sót chữ nào không?
・数字は間違っていないか。
Chữ số có sai không (đặc biệt khi khi thông
tin liên quan đến số lượng, giá cả…)
・相手の会社名、部署名、氏名、敬称は間違っていないか 。
Tên đối phương, phòng ban, tên công ty, cách
xưng hô kính ngữ có sai sót không?
・添付ファイルがあるか。添付ファイル名はメールの内容と適当か。
File đính kèm đã có chưa, tên file đính kèm
có tương thích với nội dung email không?
Quy tắc 11. Luôn chào kết thúc bằng những câu kết lịch sự
Câu
chào (cảm ơn) kết thúc mail tiếng Nhật về cơ bản thường giống nhau trong đóよろしくお願いいたします。là cụm từ được sử dụng phổ
biến nhất, và có thể sử dụng gần như với bất kì đối tượng nào và nghĩa của nó cũng
rất rộng.
Tùy
thuộc vào nội dung email là 提案 (đề nghị) hay 依頼 (yêu cầu, thỉnh cầu) hay お知らせ (thông báo) mà có thể chọn
các mẫu biến thể phù hợp:
以上、よろしくお願いいたします。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします
引き続きよろしくお願いいたします。
Trên
đây là một số quy tắc quan trọng khi viết email công việc bằng tiếng Nhật mà chính
bản than mình được công ty Nhật Bản hướng dẫn và là yêu cầu bắt buộc trong công
ty mình. Đây cũng chính là các quy tắc chung của nhiều công ty Nhật Bản. Rất
mong qua bài viết các bạn sẽ tự tin trao đổi bằng email trong công việc môi trường
tiếng Nhật.
Ngoài
ra các bạn có thể tham khảo thêm qua sách, có rất nhiều quyển hướng dẫn viết cụ
thể. Những sách này hầu như đều có bán tại các hiệu sách lớn hay ở cả book-off .
Mua một cuốn sách giúp ích cho công việc và đặt trước bàn làm việc luôn là điểm
cộng với bạn trong mắt công ty bạn đó. Blog xin gợi ý bạn cuốn 「誰も教えてくれなかったビジネスメールの書き方・送り方」của nhà xuất bản あさ出版
Hay cuốn ビジネスメールを5分で送信!「速書き文例集」
Đây đều là các cuốn sách khá hay hướng dẫn viết mail chuyên nghiệp trong công việc với nhiều ngữ cảnh thường gặp trong công việc, các bạn có thể
tham khảo thêm nhé.
0 件のコメント:
コメントを投稿